威尔士卡迪夫城堡:有效的管理者,都掌握了這兩種“時間管理”術!

成都人才網 2019-8-9 15:49
    之前的下屬最近剛做了主管,聊天的時候向我吐槽“自從當上主管后,我怎么變得越來越忙了,感覺每天時間不夠用啊?!?br />     初做主管大抵都是這種感受,因為角色的這種轉變,你的下屬、平級部門,上級對你越來越高的要求等等往往會占用你更多的時間。
    而評價一個管理者是否有效的標準之一,是他的時間管理能力。因為企業提拔你做管理者,其實是想讓你在不可逆的時間里,為他創造更多的價值。
    但對于時間的重視及管理的有效性,往往是很多管理者容易忽視的。
    一、管理者普遍在“時間”上的困惑
    大多管理者在時間的運用上都有以下幾種困惑:
    1、時間不夠用
    作為銷售總監的M,她不僅要為完成既定的年度銷售目標而將很多的時間服務于客戶,另外還要做好團隊的日常工作分配和指導,同時還得及時向上級匯報工作的進展和完成情況。讓她覺得如果有“分身術”就好了。
    并且當你帶2個下屬,和你管理10個人團隊時,你個人可掌握的時間就會越少。
    職位越高,管理幅度越大的管理者,越容易感覺時間不夠用。
    2、不知道時間花在哪了
    我在面試管理者職位的時候,有一個必問的問題“請您列舉一下占用您時間最多的三項工作是什么,分別占用了您多少時間?”。
    很多人當時都無法作答,需要停下來好好思考一下,因為他們真的不記得自己的時間花在哪了。
    更可怕的是,他們不僅不知道時間花在哪了,甚至會覺得這不重要。
    3、有時間的壓力
    人的焦慮,往往是來自于不確定性。
    不知道時間花在哪了,甚至發現自己的很多時間如果大多浪費在了一些毫無貢獻的工作上,你自然就有心理上的這種焦慮。
    企業招一個高層,一定是希望他在最短的時間里帶來價值,這個時候時間的緊迫性自然會增加他的壓力。
    并且隨著組織對管理崗位有不斷更高的要求,對其時間的要求就會加大。
    二、有效管理者的“時間管理”之術
    陳春花老師《管理的常識》中提到,一般“有效的管理者”的第一個特征就是會對時間進行有效管理。
    即確定重要的事,確定優先順序,每件事情都有時間的設定,都能合理地解決。
    而《卓有成效的管理者》書中,德魯克大師給到我們關于時間管理,有兩項重要的方法:
    1、診斷你的時間
    醫生給病人看病,不會一上來就給病人開藥,而是會問他“你哪里不舒服,今天都吃了些什么,出現這個癥狀有多長時間了”等等。管理工作也是如此。
    如果完全靠記憶,恐怕說不清楚自己的時間是怎么打發的,也就無從診斷。
    有效診斷的方法之一,就是記錄你的工作時間,以此判斷你時間的實際運用情況是否良性。
    有段時間我覺得自己工作效率低下,那個月我特意每天記錄下來自己今天做了哪些事情,分別花了多長時間。
    一個月之后通過記錄發現:
    1/3的時間花在了日常的會議上;
    1/3的時間是在處理那些突發的、臨時發起的一些工作上;
    而公司級、部門級重點工作竟然只分到可憐的1/3,而原則上要占到至少2/3的時間才對。
    從那時開始,我會在第二天上班之前對照昨天的工作記錄進行時間上的復盤:
    有沒有聚焦在重要的事情上,目前做的這些動作是不是圍繞大目標在進行;
    今天哪些任務時間浪費的有點多,由此分析一下哪些是可以取消的,哪些是可以授權的,哪些又是可以向公司提出改善意見的,從而盡量地減少無謂的時間浪費。
    通過對時間的診斷,找出有價值的活動和無效的活動,從而發現和改善時間管理上的問題,做可以掌控時間的主人,讓時間運用的更有效。
    2、系統管理你的時間
    當我通過診斷發現,有很多時間是浪費在日常的會議上,而讓人苦惱的是,有些會議因為是公司的規定,或集團的安排,你不得不參加。
    這就是規模大的企業會存在因組織臃腫,或組織不健全、信息未共享、團隊內部人員過多等等導致你不得不浪費掉很多時間。
    所以,系統管理時間的第一要訣“找到浪費時間的活動,盡可能消除它”:
    先分清楚哪些是浪費時間的活動,對組織效益無益的活動;
    然后在自己可調整的范圍內盡可能的消除這些活動;
    如果是你暫時無法改變的,也應及時提報給公司,做整體的慢慢改善。
    很多管理者都是因為個人業績出色而被提拔,當他剛做管理者時,會習慣于自己做,覺得自己做更放心,效率也更高。就會導致他被事務性工作所束縛,很多事情都等著他親力親為,就會淪為被時間推著走的人。
    所以,系統管理時間的第二要訣“適時授權”:
    大膽減少自己的時間,把可由別人做的事情交付給他人,這樣才能做真正應由自己做的事;
    培養“信任”文化,讓你相信團隊可以,團隊才會真的可以;
    “授權”在時間上的管理,是管理者有效性的一大改進。
    有一次,我特意觀察了一下,我們老板有一天早晨,自他進入辦公室那一刻開始,到當天下班的時間,一共有6位員工去找他,他主動叫進去的有兩次,而剩余的四次全是各部門的部門長去找他匯報和請示工作。
    導致下班了他才有自己的時間專注于處理自己的事情。
    當時間被分割成許多段時,就等于沒有時間。而如果時間能集中,即使只有一個工作日的1/4,也足以辦理幾件大事。反之,零零碎碎的時間,縱然總數有3/4個工作日,對關鍵工作起到的作用也會很小。
    至于如何集中,每個人都有自己的方法。
    我一般會從這兩點來集中安排時間:
    首先,會把一些可以短時間就能完成的工作,且性質類似的工作放在一起做。
    比如每天早上,在上班的途中,我就會把今天需要和團隊,和其他部門溝通協調的事情在路上花個十幾分鐘處理掉。
    這種安排的好處,一是會更好地提醒他們每天的重要工作,以及“我關注的工作”,團隊才會把他們的時間聚焦在你安排的任務上,幫助你去達成你的工作目標。
    提前和其他部門溝通,等于也是先爭取到他們的時間,時間就是資源,先把資源占到,再安排接下來的事情,就會更從容有效。
    其次,每天會集中一個時段專注于處理自己的工作。
    如果遇到下屬或跨部門來溝通時,我一般不會馬上回應及行動,而是會先問一下“我需要先處理手頭一個急事,你的這個事情我xx分鐘后幫你解決或再和你溝通可以嗎?”。
    一是避免被習慣性打斷,或被不那么重要而緊急的事情所消耗;
    同時,別人找你并不真的就一定需要你的幫助,有的時候只是習慣了找別人更方便。
    所以,系統管理時間的第三要訣“集中安排和處理”:
    把同類性質的、簡單零碎的工作進行集中處理;
    每天留出專門的時段專注于你自己的工作,尤其是重點工作。
    當一個管理者,職位越高,其不能自行支配的時間也就越多,所以,如何通過各種有效的辦法系統管理你的時間就變得尤為重要。
    你會發現,一個有效的管理者通常并不是一開始就著手工作,而往往會從時間安排上著手。他們不是以計劃為起點,而是清楚自己的時間用在什么地方才是起點,然后管理好自己的時間,為自己為企業創造更多的價值。(文:黃蘭蘭, 三茅網專欄作家、國家人力資源管理師和企業培訓師。擅長招聘、培訓、績效及員工關系???。在多家人力資源專業網站發布原創文章,同時擔任三茅網的“打卡話題”的牛人。)